Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN DAN PELAKSANAAN DI ITJEN KEMENHUB

¹Zhindira Oktavianisa, ² Maniah, S.Kom., M.T.³ Virdiandry Putratama, S.T.,M.Kom

¹² Program Studi D III Manajemen Informatika  Politeknik Pos Indonesia

E-mail: ¹zhindiraoktavianisa@gmail.com ²m4n14h@gmail.com ³virdiandry@gmail.com

ABSTRAK

Teknologi informasi merupakan alat pendukung dalam menjalankan proses bisnis yang sangat diperlukan bagi instansi yang aktivitasnya banyak dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Inspektorat Jenderal (disingkat Itjen) adalah sebagai unsur pengawas Kementerian Perhubungan yang memiliki peran strategis dalam mendukung keberhasilan pembangunan sektor transportasi darat, laut dan udara. Masalah yang terjadi di Itjen Kemenhub yaitu proses penjadwalan dan pelaksanaan program kerja audit yang kurang sesuai sesuai dengan jadwal yang telah ditujukan kepada auditor. Bukan hanya itu, terkadang jadwal program kerja audit sering bentrok dengan kegiatan lain akibatnya pekerjaan auditor tidak sejalan dengan apa yang sudah dijadwalkan sebelumnya. Pada saat pembuatan laporan hasil audit datanya kurang signifikan dengan data hasil pelaksanaan audit. Pembuatan grafik jumlah monitoring dan pelaporan status tindak lanjut yang ditemukan sering terlambat. Sehingga saat membuat laporan dan analisis grafik temuan harus dilakukan berkali-kali sampai laporan sudah benar.

Proses analisis terhadap user maka digambarkan prosesnya memalui Flowmap Setelah dilakukan analisis maka dalam pemodelan perancangan sistem digambarkan dengan UML (Unified Modelling Language), struktur menu dan rancangan antarmuka. Sistem yang dibangun menggunakan tahap implementasi bahasa pemrograman Code Igniter PHP dan basis data menggunakan database MySQL.

Hasil dari pembangunan sistem informasi yang memiliki fitur penjadwalan online, status tindak lanjut online, hasil monitoring pelaksanaan dan grafik. maka telah dihasilkan sebuah sistem informasi penjadwalan dan pelaksanaan di Itjen Kemenhub.

Kata Kunci :  Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan , Flowmap, UML, MySQ.

1.       PENDAHULUAN

                Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) semakin lama semakin strategi dan bergerak mengikuti kebutuhan zaman. APIP diharapkan menjadi agen perubahan yang dapat menciptakan nilai tambah pada produk atau layanan instansi pemerintah. APIP sebagai pengawas intern pemerintah merupakan salah satu unsur manajemen pemerintah yang penting dalam rangka mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance) yang mengarah pada pemerintahan/birokrasi yang bersih (clean government).[5]

Amanat Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 Tanggal 24 April 2010 tentang kedudukan, tugas, dan fungsi Kementerian Negara serta susunan organisasi, tugas, dan fungsi Kementerian Negara dan Peraturan Menteri Perhubungan No. PM 189 Tahun 2015 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Perhubungan. Inspektorat Jenderal (disingkat Itjen) adalah unsur pengawas pada kementerian  yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan kementerian. Inspektorat Jenderal berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. Inspektorat Jenderal dipimpin oleh Inspektur Jenderal. Inspektur Jenderal adalah jabatan struktural Ekselon I.a atau jabatan Pimpinan Tinggi Madya. Kementerian Perhubungan Republik Indonesia (disingkat Kemenhub RI) adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan transportasi. [5]

                Berdasarkan uraian di atas, pada karya ilmiah ini kami akan melakukan pembangunan sistem informasi dalam proses penjadwalan serta grafik temuan dan tindak lanjut yang telah di survey oleh auditor dari proses Program Kerja Audit yang ada. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pengusulan sampai dengan pelaksanaan dan pelaporan Audit.  

                Berdasarkan latar belakang yang disebutkan diatas, maka rumusan masalah yang akan dikaji oleh penulis dalam hal ini adalah:

1.       Bagaimana membangun sebuah sistem informasi pengusulan dan penjadwalan program kerja audit di Itjen Kemenhub

2.       Bagaimana membangun sebuah sistem informasi pelaksanaan kegiatan program kerja audit di Itjen Kemenhub

3.       Bagaimana membangun sebuah sistem informasi tindak lanjut di Itjen Kemenhub

4.       Bagaimana membangun sebuah sistem informasi laporan hasil audit  di Itjen Kemenhub.

Tujuan umum penulisan laporan ini antara lain:

1.       Membangun sebuah sistem informasi yang memiliki fitur penjadwalan yang dilakukan secara online sehingga dapat memudahkan bagi Itjen Kemenhub dalam melakukan pengusulan dan penjadwalan.

2.       Membangun sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah pelaksanaan program kerja audit di Itjen Kemenhub.

3.       Membangun sebuah sistem informasi yang memiliki fitur status tindak lanjut yang dilakukan  secara online sehingga dapat memudahkan bagi Itjen Kemenhub dalam pemberian status audit.

4.       Membangun sistem informasi yang memiliki penyimpanan data status tindak lanjut, sehingga data yang tersimpan dapat digunakan sebagai pembuatan laporan hasil audit.

Serta batasan masalah sebagai berikut:

a.           Pengelolaan User

b.          Pengelolaan Program Kerja Audit

c.          Pengelolaan Auditor

d.          Pengelolaan Tim

e.          Pengelolaan Penjadwalan

f.           Pengelolaan Pelaksanaan

g.          Pengelolaan Tindak Lanjut

h.          Pengelolaan Laporan

2.       ANALISIS SISTEM

Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub ini dirancang agar dapat digunakan untuk pengolahan data audit oleh Itjen Kemenhub dalam bentuk digital sehingga lebih mudah dalam pengelolaan data yang akan diproses.

Pengelolaan data audit oleh Itjen Kemenhub sampai saat ini masih telah terkomputerisasi, serta informasi yang digunakan menggunakan media telepon atau email. Sehingga menimbulkan kendala pada penjadwalan dan pelaksanaan audit di Itjen Kemenhub. Karena itu, diperlukan suatu sistem yang berguna dan mampu mempermudah proses pendataan, pengolahan dan penyebaran data. Yang kemudian akan berdampak pada efektifitas kegiatan audit sehingga pendataan data dapat tersusun dan arus informasi dapat berjalan dengan cepat dan efisien.

      Business user yang terdapat di Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub ini adalah sebagai berikut:

1.       Ketua Tim

2.       Anggota

3.       Inspektur

4.       SekItjen

5.       Korwil I-IV

6.       Pengendali Teknis

7.       Pengendali Mutu

8.       Auditi

Terdapat beberapa bisnis proses yang didapat dari analisis permasalahan yang diabahas pada bab pembahasan, yaitu Pengusulan dan penjadwalan audit, pengusulan program kerja audit, penjadwalan audit, pelaksanaan audit, tindak lanjut dan laporan hasil audit. Berikut adalah salah satu contoh dari proses bisnis yang telah digambarkan dalam BPMN.

                                        Gambar 2.1 BPMN Pengusulan dan Penjadwalan Program Kerja Audit

Untuk menjamin agar sebuah sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan, maka pihak Itjen Kemenhub memerlukan ketentuan / batasan untuk menjaga integritas data. Jangan sampai merusak sistem yang sudah ada dan merugikan ataupun menguntungkan salah satu pihak. Begitu pun dengan data-data audit di Itjen Kemenhub memiliki beberapa ketentuan yang harus diperhatikan untuk menjaga keamanan data antara lain :

1.       Untuk masuk butuh menu login untuk kebutuhan keamanan data/informasi

2.       Setiap pelaporan jumlah temuan dilakukan tiap bulannya.

3.       Hasil audit akan dikirimkan sesuai dengan jadwal yang ada.

4.       Keterlambatan pelaporan akan diberikan peringatan.

5.       Laporan hasil audit akan disahkan jika data-data telah terkumpul semua.

3.       PEMBANGUNAN SISTEM

        Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub merupakan perangkat lunak yang dibangun untuk membantu proses mengelola hubungan komunikasi  antara instansi pemerintah dengan Anggota Tim. Aplikasi ini membantu Itjen Kemenhub dalam proses menerima informasi baik dan masalah, saran maupun pelaksanaan audit. Sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna wajib melakukan proses pendaftaran sehingga pengguna dapat memiliki hak akses untuk menjaga keamanan informasi dari halaman yang akan diakses. Sistem yang akan dibangun dilengkapi dengan sistem keamanan yang direalisasikan dengan cara memberikan hak akses bagi pengguna. Perancangan sistem didasarkan pada analisis yang telah dilakukan dengan tujuan untuk menciptakan suatu sistem informasi yang dapat mengelola data mulai dari melakukan pengiriman berkas pengusulan sampai dengan pelaporannya. Adapun mengenai proses dari Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub digambarkan melalui Use Case, Class Diagram, Struktur Menu serta Perancangan Antar Muka.

Use Case Diagram

                Pembangunan sistem didasarkan pada analisis yang telah dilakukan dengan tujuan menciptakan suatu sistem informasi yang dapat mengelola penjadwalan dan pelaksanaan di Itjen Kemenhub. Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub dibangun dengan pemodelan berorientasi objek dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML) sebagai bahasa pemodelannya. Berikut adalah use case Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub, sebagai berikut:

Gambar 3.1 Usecase Diagram

Class Diagram

Class diagram adalah pemodelan yang menggambarkan keterkaitan atau hubungan antar kelas yang berisi atribut dan method. Berikut class diagram dari sistem yang dibangun.

Gambar 3.2 Class Diagram

Pembangunan Struktur Menu

                Pembangunan struktur menu menggambarkan menu-menu yang terdapoat dalam Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub adalah sebagai berikut:

Gambar 5.3 Struktur Menu

Implementasi

                Berikut adalah beberapa tampilan hasil implementasi Sistem Informasi Penjadwalan dan Pelaksanaan di Itjen Kemenhub:

a.       Tampilan Login

Gambar 5.4 Tampilan Login

b.       Tampilan Halaman Utama

Gambar 5.5 Tampilan Halaman Utama

4.       KESIMPULAN DAN PENUTUP

Kesimpulan

                Berdasarkan pembahasan implementasi dan pengujian yang ditulis pada laporan ini, maka didapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1.       Dari hasil pembangunan aplikasi sistem informasi penjadwalan dan pelaksanaan di Itjen Kemenhub dihasilkan sebuah produk aplikasi khusus yang bisa membatu kantor Itjen Kemenhub dalam  melakukan pendataan penjadwalan dan pelaksanaan.

2.       Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan perancangan yang sudah dibuat dengan pemodelan berorientasi objek.

Saran

                Berdasarkan Pembahasan analisis dan pembangunan aplikasi yang sudah berjalan didapatkan beberapa masukan antara lain :

1.     Aplikasi masih belum kompleks

2.     Penambahan fitur sms gateway

                Berdasarkan saran pengembangan yang telah disebutkan diharapkan nantinya dalam pengembangan sistem selanjutnya bisa dijadikan referensi pengembangan sistem informasi penjadwalan dan pelaksanaan di Itjen Kemenhub.

  

DAFTAR PUSTAKA

[1] Cynthiawi. (2015).  Pengertian Sistem Informasi BesertaKomponennya.http://cynthiawi.blogspot.co.id/2015/11/pengertian-sistem-informasi-berserta.html/ (diakses tanggal 1 Mei 2017).

[2] Definisi-Pengertian.com (2015). Perencanaan ProgramKerja.
http://www.definisi-pengertian.com/2015/07/perencanaan-program-kerja.html/ (diakses tanggal 2 Mei 2017).

[3] Elsa, Fairuz. (2015). Kamus Data. http://fairuzelsaid.com/kamus-data/ (diakses tanggal 5 Mei 2017).

[4] Firman, Makoto (2013). Bizagi Software. http://makoto-firman.blogspot.co.id/2013/11/bizagi-software.html/ (diakses tanggal 10 Mei 2017).

[5] Kuntadi, Cris. (2016). Program Kerja Pengawasan Tahunan TA. 2016 Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan. Jakarta.

[6] Lesmardin. (2014). Pengertian aplikasi. https://lesmardin1988.wordpress.com/2014/08/13/pengertian-aplikasi/ (diakses tanggal 17 Mei 2017).

[7] My Cloud (2012). Astah Community. http://mycloud93.blogspot.co.id/2012/09/astah-community.html/ (diakses tanggal  20 Mei 2017).

[8] N,S. (2015), September). Pengertian UML dan Jenis-Jenisnya Serta Contoh Diagramnya. (Pengertianku) Retrieved April 11, 2016,

from/http://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-uml-dan-jenis-jenisnya-serta-contoh-diagramnya.html/ (diakses tanggal 25 Mei 2017).

[9]  Pamungkas, Chandra (2013). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.  https://chandrapamungkas.wordpress.com/2012/05/10/analisis-dan-perancangan-sistem-informasi/ (diakses tanggal 1 Juni 2017).

[10] Pengertian Pakar.com. ( 2014). Pengertian pengelolaan dan perencanaan.

http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-pengelolaan-perencanaan-dan.html/ (diakses tanggal 5 Juni 2017).

[11] Pengetahuan dan Teknologi (2016). http://www.pengetahuandanteknologi.com/2016/09/metode-waterfall-definisi-tahapan.html/ (diakses tanggal 10 Juni 2017).

[12] Permata, Indah (2013). Pengertian Rancang Bangun dan Konsep. http://indahpermata6.blogspot.co.id/2013/06/pengertian-rancang-bangun-dan-konsep.html/ (diakses tanggal 17 Juni 2017).

[13]         Unikom, Elib (2006) Bab II

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/64/jbptunikompp-gdl-s1-2006-jovanmaxyt-3157-bab-2.pdf/ (diakses tanggal 10 Juli 2017).

[14] Wikipedia.org

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visio (diakses tanggal 17 Juli 2017).